Quella che sembra una formalità burocratica in realtà apre una finestra su una trasformazione più profonda: la responsabilizzazione individuale di chi ricopre ruoli apicali all’interno delle imprese. Un cambiamento strutturale nella relazione tra PA e mondo imprenditoriale.
Perché questa novità? Qual è la ratio normativa? L’obbligo è previsto dalla Legge di Bilancio 2025, articolo 1, comma 860 della Legge 207/2024, e mira a garantire un canale di comunicazione diretto, tracciabile e sicuro tra le istituzioni ed ogni singolo amministratore. Non si tratta più di interloquire con la “società”, ma con chi ha potere decisionale e rappresentanza legale.
La ratio è chiara: snellire le comunicazioni ufficiali e migliorare la trasparenza, soprattutto in caso di responsabilità personali. A sottolineare il cambio di passo, il MIMIT (Ministero delle Imprese e del Made in Italy) con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025 ha chiarito che l’obbligo ricade su ciascun amministratore, non sull’organo collegiale.
Chi è coinvolto e chi no. L’obbligo riguarda:
- Amministratori di Srl, Spa, Srls, cooperative
- Amministratori di Snc, Sas
- Liquidatori, institori, procuratori
- Titolari di cariche equivalenti in altre forme societarie
Sono inclusi anche i membri dei CDA e chi esercita funzioni analoghe, sia in forma uninominale che collegiale. In altre parole, non conta la struttura organizzativa: se hai poteri gestionali, devi avere la tua PEC personale.
Restano esclusi:
- Le ditte individuali, già soggette a obblighi specifici
- Le società semplici, salvo esercitino attività agricola
- I consorzi, le società consortili e le società di mutuo soccorso
- Gli enti non societari privi di attività d’impresa
In relazione alle scadenze, la normativa distingue due scenari:
- per chi assume una carica (nuova o rinnovata) dall’11 dicembre 2023 in poi, la PEC personale va comunicata immediatamente, al momento del deposito dell’atto.
- per tutti gli amministratori già in carica al 1° gennaio 2025, la scadenza per mettersi in regola è il 30 giugno 2025.
Attenzione: chi non si adegua in tempo rischia sanzioni e soprattutto il blocco delle pratiche societarie in Camera di Commercio. Già oggi alcune CCIAA stanno rigettando pratiche incomplete sotto questo profilo.
Come fare? Ecco la checklist operativa, il percorso, semplice ma da affrontare con precisione:
- Acquistare una PEC personale, intestata all’amministratore (non alla società).
- Presentare la comunicazione telematica al Registro delle Imprese tramite ComUnica o servizi equivalenti.
- Conservare la ricevuta di protocollazione, essenziale per dimostrare l’avvenuta regolarizzazione.
- Verificare l’inserimento dell’indirizzo PEC nel profilo del Registro.
È possibile delegare la procedura a commercialisti, CAF, agenzie o intermediari accreditati, ma la responsabilità finale resta in capo all’amministratore.
Ma, vi sono conseguenze per i ritardatari? Beh si, chi non comunica la PEC personale entro i termini stabiliti va incontro a:
- Sanzioni da 103 a 1.032 euro, ridotte se si regolarizza entro 30 giorni dalla notifica
- Sospensione delle pratiche societarie: dal deposito bilanci alle modifiche statutarie
Un esempio pratico? Un’azienda agricola di piccole dimensioni che voglia modificare la propria sede legale non potrà procedere se anche uno solo degli amministratori risulta privo di PEC personale registrata.
Perché conviene muoversi ora? Rimandare può sembrare comodo, ma in realtà complica le cose. L’adeguamento oggi è rapido, economico e con margini di flessibilità. Aspettare l’ultimo giorno significa esporsi a errori, ritardi e costi aggiuntivi.
Inoltre, le Camere di Commercio stanno attivando controlli incrociati con sempre maggiore rigore: le pratiche incomplete vengono respinte senza preavviso e il rientro in conformità comporta nuove spese e tempi dilatati.
Questa novità, a ben vedere, non è solo un obbligo tecnico. È un segnale. La figura dell’amministratore viene chiamata a un nuovo livello di accountability digitale, dove la tracciabilità delle comunicazioni non è più un’opzione, ma una condizione di operatività.
E sebbene questo possa sembrare un onere in più, ed un po’ lo è, dobbiamo anche riconoscerne l’utilità. Soprattutto per chi, come molti nel tessuto produttivo italiano, gestisce più ruoli in più società: avere un’identità digitale chiara e unica agevola i processi, riduce gli errori e rafforza la trasparenza.
Quindi, la PEC personale per gli amministratori non è una moda passeggera, né un tecnicismo da trascurare. È una necessità normativa, ma anche un’occasione per aggiornare le nostre pratiche organizzative. Il consiglio? Agite subito, con metodo e consapevolezza.
In un contesto sempre più digitale, farsi trovare pronti non è un vantaggio competitivo: è la nuova normalità.
